Cmo crear una empresa


07. Trámites de puesta en marcha

Trámites
  1. 1. Trámites en materia fiscal
  2. 2. Trámites en materia laboral
  3. 3. Concesión de Licencias
  4. 4. Registro de la Propiedad Industrial y de la Propiedad Intelectual
  5. 5. Registro General de Protección de Datos
  6. 6. Otros Registros
  7. 7.Aseguramiento de la empresa

Tanto los empresarios individuales como las empresas con forma mercantil, necesitan cumplir con una serie de trámites ante diferentes administraciones, para que la empresa pueda comenzar su funcionamiento efectivo.

1.-TRÁMITES EN MATERIA FISCAL

1.1.- Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

Es un tributo de carácter local, que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas, se ejerzan o no en local. Se presentarán tantas altas como actividades se vayan a ejercer. A partir del 1 de enero de 2003, están exentas del pago de este impuesto, las empresas que tengan un importe neto de la cifra de negocios inferior a 1.000.000 de euros. La declaración de alta, modificación y baja del IAE (en caso de exención), se llevará a cabo a través del modelo 036 de Declaración Censal.

Plazo: 10 días hábiles antes del inicio de la actividad

Lugar: Hacienda Foral

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1.2.-Declaración censal

Es la declaración de comienzo, modificación o cese de actividad, que han de presentar a efectos fiscales los empresarios, los profesionales y otros obligados tributarios, rellenando el modelo oficial 036.

Plazo: Antes del inicio de la actividad.

Lugar: Hacienda Foral

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2.- TRÁMITES EN MATERIA LABORAL:

2.1.- Afiliación y alta en el Régimen especial de trabajadores Autónomos:

Es un régimen especial de la Seguridad Social obligatorio para trabajadores por cuenta propia y para los socios trabajadores de sociedades mercantiles, que dependiendo de los casos deben darse de alta en este régimen o en el General.

Plazo: 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad. No obstante, el alta causará efectos a partir del día 1 del mes en que se inicie la actividad (si la actividad se inicia el 15 de enero y el alta se presenta el 10 de febrero debe pagarse desde el 1 de enero).

Lugar: Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente.

¿Quién tiene que estar en el régimen de autónomos?

Toda persona que ejerza trabajo en una empresa en su calidad de:

  • Empresarios/as individuales
  • Profesionales
  • Socios/as de comunidades de bienes y sociedades civiles
  • Socios/as de mercantiles dependiendo del control efectivo, en definitiva, dependiendo de su participación en el capital social

EXCEPCIONES: estarán en el Régimen General de trabajadores por cuenta ajena:

    • Socios/as de cooperativas si así lo eligen todos sus miembros.
    • Socios/as de sociedades laborales de menos de 25 socios.
Diferencia fundamental con el régimen general
  • Se elige la base de cotización.
  • En función de la base de cotización: se pagan las cuotas mensuales y se cobra en caso de contingencias (jubilación, baja por enfermedad, maternidad, paternidad, incapacidad permanente, …)

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2.2.-Solicitud del número de patronal

  • Sólo debe hacerse cuando la empresa va a contratar algún trabajador. De esta manera se inscribe la empresa en la seguridad social que asigna al empresario un Código de cuenta de cotización principal. Dicha inscripción será única y válida para toda la vida de la empresa.
  • Plazo: Antes de la contratación del primer trabajador por cuenta ajena.
  • Lugar: Tesorería General de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa.

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2.3.-Comunicación de Apertura del centro de trabajo

  • Deben realizarla aquellas empresas que procedan a la apertura de un nuevo centro de trabajo o reanuden la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia.
  • Documentos a presentar: Modelo oficial por cuadruplicado con los datos de la empresa, datos del centro de trabajo, datos de la plantilla, datos de la actividad que se desarrolla.
  • Plazo: 30 días siguientes al inicio o reanudación de la actividad.
  • Lugar: Dirección Provincial de Trabajo, Seguridad Social y Asuntos Sociales

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2.4.-Solicitud del Libro de Visita

  • El libro de Visita es obligatorio para todas las empresas, aunque no tengan trabajadores a su cargo, y debe presentarse ante una posible Inspección de Trabajo. Debe tenerse uno por cada centro de trabajo.
  • Plazo: Antes de empezar la actividad.
  • Lugar: Debe diligenciarse en la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social. En la actualidad puede sustituirse por el alta en el libro de visitas electrónico.

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3.-CONCESIÓN DE LICENCIAS:

Los siguientes pasos son necesarios si va a abrir un local, va a hacer obras en él o si hay un cambio de titularidad o actividad. Si no está en estos casos no son necesarios. Sin embargo si va a abrir un local es importante que como paso previo a todo lo comentado empiece consultando en el Ayuntamiento sobre las posibilidades de que el local que se tiene pensado pueda albergar el negocio deseado.

3.1.-Licencia de actividades e instalaciones (Apertura)

  • Es necesaria para abrir por primera vez el establecimiento en el que se desarrollará la actividad empresarial.
  • Existen dos tipos de licencia según la actividad que se vaya a desarrollar sea una actividad "Inocua" (aquellas que no producen molestias ni daños y que son más fáciles de conseguir y más baratas) o una actividad "Calificada" (aquellas que pueden resultar molestas, insalubres, nocivas y peligrosas, y que por lo tanto son más difíciles de conseguir y más caras)

Documentos a presentar si la actividad es calificada:

  • Formulario municipal de solicitud
  • Relación de vecinos colindantes
  • Proyecto técnico de las instalaciones firmado por un técnico competente y visado por al Colegio Oficial correspondiente y con Dirección Facultativa
  • Fotocopia del alta en IAE

Documentos a presentar si la actividad es inocua:

      • Formulario municipal de solicitud
      • Fotocopia DNI, escritura de Constitución y CIf según sean personas físicas o sociedades
      • Planos de planta y sección acotados con el máximo detalle.
      • Plano de situación del local respecto de las calles donde se halla ubicado
      • Plano de emplazamiento del local en relación con el resto de locales del edificio
      • Escritura de propiedad o contrato de arrendamiento del inmueble, si lo exige el ayuntamiento
      • Plazo: Antes de abrir el local. Una vez concedida la actividad debe comenzar dentro de los 6 meses siguientes a la concesión de la licencia.
      • Lugar: Dpto de Urbanismo del Ayuntamiento.

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3.2.-Licencia de obras

Es la necesaria para efectuar cualquier tipo de obras en un local, nave o establecimiento. Por lo tanto si no se va a abrir local o no se van a hacer obras, no será necesaria.

Documentos a presentar:

      • Formulario municipal de solicitud
      • Proyecto realizado por un técnico competente y visado por al Colegio Oficial correspondiente y con Dirección Facultativa de las obras
      • DNI del solicitante en caso de persona física, y CIF y DNI del apoderado si se trata de sociedades
      • Plazo: Antes de realizar las obras. Una vez concedida la licencia las obras pueden ejecutarse hasta 6 meses después de la fecha de concesión.
      • Lugar: Dpto de Urbanismo del Ayuntamiento.

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4.-REGISTROS DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL Y DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL

En España la Propiedad Industrial protege todas las creaciones que están relacionadas con la industria: patentes y modelos de utilidad, signos distintivos y diseños.

Por el contrario la Propiedad Intelectual se reserva para la protección de las creaciones del espíritu en las que queda plasmada la personalidad del autor, tratándose de creaciones únicas y no producidas industrialmente o en serie.

Dichas creaciones pueden ser obras literarias y artísticas como las novelas, poemas y obras de teatro, películas, obras musicales, obras de arte, dibujos, pinturas, fotografías y esculturas o diseños arquitectónicos.

Para cada una de ellas existen leyes diferentes y los organismos encargados de su gestión son también distintos:

      • La Oficina Española de Patentes y Marcas interviene en el reconocimiento de los derechos de propiedad industrial (más información)
      • El Registro de la Propiedad Intelectual interviene en el reconocimiento de los derechos de Propiedad Intelectual (más información)

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5.- REGISTRO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece las obligaciones que los responsables de los ficheros o tratamientos y los encargados de los tratamientos, tanto de organismos públicos como privados, han de cumplir para garantizar el derecho a la protección de los datos de carácter personal.

Cuando el emprendedor vaya a crear su empresa, si esta va a gestionar datos de carácter personal, deberá tener en cuenta las obligaciones de la LOPD, ya que el emprendedor será el responsable de los ficheros, y por lo tanto caerán sobre él, dichas las obligaciones.

Una de las obligaciones del responsable de los ficheros será inscribir dichos ficheros de carácter personal en el Registro General de Protección de Datos.

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6.- OTROS REGISTROS

En función de la actividad desarrollada se deberá comunicar con carácter obligatorio el inicio de la actividad en aquellas administraciones, autoridades y/o registros (sectoriales, estatales, autonómicos y municipales) que correspondan. Por ejemplo: Registro Industrial, Registro de empresas de seguridad, Registro de Empresas de juego, Autorizaciones de centros sanitarios o de centros educativos, etc.

A nivel de Euskadi, en Gobierno Vasco deberás tramitar los siguientes registros, dependiendo de tu actividad:

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7.- ASEGURAMIENTO DE LA EMPRESA

Aunque en principio es voluntario (salvo excepciones), conviene contratar pólizas de seguro frente a los riesgos más habituales de nuestra actividad, para estar cubiertos frente a consecuencias económicas derivadas de siniestros.

    1. Definir los riesgos de la empresa y las medida de prevención de tales riesgos.
    2. Pedir varios presupuestos a entidades aseguradoras.

RIESGOS ASEGURABLES MÁS HABITUALES:
  1. DAÑOS MATERIALES PROPIOS dentro de nuestra propia empresa:
    • Para cubrir: Edificios, pabellones y oficinas; maquinaria, mobiliario e instalaciones; mercancías y materias primas.
    • Debemos contratar Pólizas de seguros contra incendios y garantías suplementarias; daños por agua, robo y expoliación; avería de maquinaria; multirriesgo de equipos electrónicos; transporte de mercancías…
  2. FALTA O INTERRUPCIÓN de la actividad:
    • Un siniestro puede paralizar la actividad.
    • Para paliar dicha inactividad, podemos contratar una cobertura de pérdida de beneficios (p.e. diarios).
  3. RESPONSABILIDADES frente a terceros:
    • Podemos ser objeto de una reclamación económica derivada de un daño causado a un tercero en nuestro local, derivado de la negligencia en nuestra actividad, etc.
    • Para estar cubiertos, debemos contratar un seguro de Responsabilidad Civil.

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Estos contenidos han sido elaborados en colaboración con DEMA